Introdução

1.2 Tecnologia de organização e conduta Reuniões de negócios

1.3 A arte da negociação

1.4 Sete mitos sobre negociação eficaz

2. Análise do processo tecnológico para realização de reuniões de negócios em compania de viagem"Passeio da Aliança"

2.1 Análise atividade econômica agência de viagens "Alliance Tour"

2.2 Características do processo de realização de reuniões de negócios na agência de viagens "Alliance Tour"

2.3 Melhorar o processo de realização de reuniões de negócios na Alliance Tour LLC

Conclusão

Introdução

Além das conversas de negócios e negociações comerciais, as reuniões de negócios são amplamente difundidas na prática empresarial, sendo uma forma de discussão coletiva aberta sobre determinados assuntos. As formas dessa discussão são muito diversas. São congressos, conferências, simpósios, reuniões, sessões, seminários. As decisões tomadas nesses eventos costumam ser mais eficazes do que aquelas tomadas por um círculo restrito de gerentes. A essência de uma reunião de negócios é proporcionar uma discussão livre e desenvolver uma solução comum com base na consideração de várias opiniões.

Na maioria das vezes, são realizadas reuniões de negócios: se for necessário tomar uma decisão coletiva com base em direitos iguais que todos se manifestem e justifiquem sua opinião caso a solução da questão afete os interesses de diversos divisões estruturais organizações ou empresas, se para a solução assunto importante são necessárias opiniões de vários grupos de trabalhadores.

Reuniões insuficientemente bem preparadas e mal conduzidas, convocadas em todas as ocasiões, causam grandes prejuízos, pois “devoram” um tempo valioso, afastando as pessoas de seu trabalho principal.

EM visão geral preparação para a reunião inclui as seguintes ações: definição de temas, formação da agenda, determinação das tarefas da reunião e sua duração total, data e hora de início, composição dos participantes, cronograma aproximado de trabalho.

Vamos dar uma olhada mais de perto nas perguntas organização comum reuniões e sessões de negócios.

1. Organização de reuniões e negociações comerciais

1.1 Tarefas e classificação das reuniões de negócios

As reuniões de negócios (conferências) são uma das formas mais importantes da atividade gerencial. Durante a reunião, são trocadas informações entre os subordinados e o líder, são tomadas decisões gerenciais.

Como mostra a experiência, as reuniões de negócios nem sempre trazem o efeito desejado devido ao fato de muitos gerentes não imaginarem claramente a tecnologia de sua organização e conduta.

Uma reunião de negócios é uma forma de envolver a mente coletiva no desenvolvimento de soluções ideais para as questões mais prementes e complexas que surgem na empresa. O processo de gestão a este respeito é reduzido a três etapas principais:

coleta e processamento de informações;

Coordenação das atividades de todos os departamentos da empresa e de todos os colaboradores;

· tomando uma decisão.

Além de seu objetivo direto, cada reunião organizada racionalmente também resolve um importante problema educacional. Na reunião, os funcionários aprendem a trabalhar em equipe, a adotar uma abordagem abrangente para resolver problemas comuns, chegar a compromissos, adquirir uma cultura de comunicação etc.

Para alguns colaboradores, estar em uma reunião de negócios é a única oportunidade de ver e ouvir os líderes dos mais altos níveis de gestão. Além disso, em uma reunião de negócios, o gerente tem a oportunidade de mostrar seu talento gerencial.

Assim, as atividades gerenciais do gerente são complementadas por reuniões coletivas (reuniões) nas quais questões e problemas comerciais cotidianos são resolvidos.

As reuniões de negócios são tipo especial organização do trabalho, atuando em um tempo muito curto e tendo um certo foco. As reuniões são classificadas de acordo com as seguintes características principais.

Por nomeação:

fazer e tomar decisões;

esclarecer e esclarecer tarefas para implementação mais cedo decisões tomadas;

Resumir e dar uma avaliação das decisões tomadas anteriormente;

operacional (expedição).

De acordo com a frequência (frequência) da condução:

um tempo;

regular;

periódica.

Por número de participantes:

Equipe restrita (até cinco pessoas);

Estendido (até vinte pessoas);

representante (mais de vinte pessoas).

De acordo com o grau de estabilidade da composição dos participantes da reunião:

Com uma composição fixa

· com os convidados de acordo com a lista elaborada para cada reunião;

combinado.

De acordo com os acessórios:

Partido (e outros organizações públicas);

administrativo;

científico e técnico-científico;

Unido.

1.2 Tecnologia para organizar e realizar reuniões de negócios

Para atingir os objetivos da reunião, é necessário preparar minuciosamente e organizar claramente a sua realização, tendo em conta a totalidade dos elementos obrigatórios.

A preparação da reunião começa com a determinação da necessidade e conveniência de realizar uma reunião de negócios. Durante a justificativa da necessidade de uma reunião, o gerente deve formular tarefas que exijam uma solução ótima e oportuna. Uma reunião faz sentido se houver necessidade de troca de informações; identificar opiniões e alternativas; análise de situações complexas (fora do padrão); tomar decisões sobre questões complexas. O gestor deve analisar todas as alternativas para a realização de uma reunião: a decisão do gestor de topo; a possibilidade de resolver o problema por telefone; teleconferência a capacidade de combinar com outras reuniões (agendadas). E se depois disso o gerente estiver convencido da utilidade da reunião, ela pode ser realizada. Caso contrário, a reunião deve ser cancelada. Após a decisão sobre a necessidade da reunião, determina-se a ordem do dia e a composição dos seus participantes.

Durante a preparação da agenda, é necessário determinar: 1) o tema da reunião relevante e o conteúdo dos assuntos discutidos; 2) as condições que o resultado final da assembléia deve satisfazer para determinar o objeto da assembléia; 3) quem e o que trabalho preparatório deve conduzir (é aconselhável criar um grupo de trabalho para formar a agenda, realizando reuniões preliminares nos departamentos).

Os principais erros que se cometem na formação da ordem do dia: a ausência do tema principal da reunião (não permite a sua distinção precisa e suporte analítico adequado); aos participantes não é previamente explicada a essência do problema em discussão; a inclusão na pauta de assuntos que diferem em volume e conteúdo, fazendo com que a reunião se transforme em discussão ou mesmo palavrões entre seus participantes individuais; aumenta o número de participantes colocados na posição de ouvintes passivos; desvio da agenda, consideração de tópicos secundários que surgiram espontaneamente ou algum tipo de problema “eterno” (por exemplo, problemas de abastecimento, etc.).

Ao decidir sobre a composição dos participantes, é necessário abordar cuidadosamente a formação de uma lista em termos de composição quantitativa e qualitativa. A participação na reunião é obrigatória funcionários que são os mais competentes no problema em discussão e, como mostra a prática, nem sempre são os chefes de departamento. Quanto ao número de participantes nas reuniões, não se deve convidar tantas pessoas quanto as cadeiras da sala (convites para participação em massa). A melhor opção- conformidade do número de participantes da reunião com o número daqueles que participam ativamente da discussão do assunto. O principal critério para selecionar participantes para uma futura reunião de negócios é a competência precisamente nos assuntos da pauta.

O dia e a hora devem ser definidos. Recomenda-se que você reserve um dia específico da semana para sua reunião, o que permite que os participantes da reunião agendem adequadamente seus tempo de trabalho e prepare-se para isso. O melhor dia para uma reunião é quarta ou quinta-feira, pois a curva de saúde semanal tem uma queda perceptível na segunda e na sexta-feira. Sabe-se pela teoria dos biorritmos que uma pessoa tem dois picos de aumento de eficiência durante a jornada de trabalho: o primeiro - das 11 às 12 horas; o segundo - entre 16 e 18 horas. Porque cada encontro quebra o ritmo atividade laboral, não é aconselhável gastá-lo na primeira metade do dia útil (primeiro pico).

Erros mais frequentes na determinação da duração da reunião: a duração da reunião não é regulamentada; a duração prevista da reunião não for respeitada; as reuniões são programadas para serem muito longas; nenhuma pausa é feita; o tempo para relatórios e discursos não é limitado; incapacidade de expressar seus pensamentos de forma concisa e clara.

Via de regra, parte significativa (mais de 70%) das reuniões de negócios é realizada no gabinete do chefe da organização. No entanto, é melhor convocar uma reunião em salas especialmente equipadas para esse fim. Basicamente, os convidados para a reunião sentam-se a uma mesa de formato retangular. Isso é extremamente inconveniente tanto para o líder quanto para os participantes da reunião. Conhecida por outra forma mais conveniente da mesa é trapezoidal.

Em tal mesa, ninguém interfere com ninguém, cada participante tem uma boa visão de todos os outros, e o presidente e o secretário-estenógrafo têm uma boa visão de cada participante em uma reunião de negócios.

A sala deve ser bem insonorizada temperatura normal E humidade relativa ar, móveis confortáveis, ventilação, etc. Erros que costumam ser cometidos ao determinar o local da reunião: muitas reuniões são realizadas na sala do chefe; durante a reunião, são realizadas conversas telefônicas e até visitas são recebidas; as salas de reuniões não estão adequadamente equipadas e mal iluminadas.

reunião de negócios- uma forma de comunicação empresarial geralmente aceita, quando são discutidos problemas de produção e problemas que exigem uma solução coletiva.

Essa comunicação envolve um líder comunicativo (chefe de subdivisão, departamento, um dos principais funcionários encarregado de preparar e realizar uma reunião), além de especialistas cuja competência inclui este problema, ou aqueles que têm que resolvê-lo. Na reunião, são discutidos apenas os tópicos que não podem ser resolvidos por especialistas individuais na ordem de trabalho.

Objetivo da reunião- descrição do resultado esperado, o tipo de solução desejada. Quanto mais precisamente o assunto da discussão for formulado, mais provável será obter o resultado desejado.

Agenda - um documento escrito enviado aos participantes da reunião com antecedência. A agenda indica o tema da reunião, seus objetivos, a lista completa de assuntos discutidos, o horário de início e término da reunião, o local onde será realizada, os nomes e cargos dos palestrantes (geralmente 6-7 pessoas) , o tempo previsto para cada edição (limite de tempo de fala) , e um local onde você pode encontrar materiais sobre cada edição. Isso permitirá que os participantes pensem antecipadamente em propostas construtivas para resolver problemas.

É preferível que as reuniões sejam conduzidas não pelo chefe da organização, mas pelos especialistas mais competentes no problema em discussão. Isso aumenta a responsabilidade pelas decisões tomadas pelos funcionários. Niveis diferentes e atividade dos participantes na geração de ideias.

Organização do ambiente espacial no encontro

Foi estabelecido que aqueles que se sentam em frente um do outro entram em conflito com mais frequência do que aqueles que se sentam um ao lado do outro. Isso significa que é necessário sentar os participantes na reunião para que aqueles que podem, tendo causado um conflito, atrapalhar a reunião não fiquem frente a frente.

Em geral, é comum que uma pessoa experimente uma sensação de desconforto devido ao fato de, em sua opinião, estar inconvenientemente orientada no espaço - não sentar / ficar em pé direito e / ou não estar, etc. Via de regra, a pessoa entende e sabe exatamente onde está seu lugar no espaço. Se uma pessoa não sente intuitivamente o espaço comunicativo, viola todas as regras não escritas, provavelmente ela está mentalmente doente. Ao mesmo tempo, muitas pessoas experimentam estresse nervoso apenas porque alguém viola constantemente suas reivindicações territoriais. EM mundo moderno isso é especialmente verdade: todos nós experimentamos de uma forma ou de outra quando estamos em um ambiente lotado transporte público estranhos se aconchegam em nós quando 4-5 pessoas são forçadas a subir juntas até o andar de que precisam em uma cabine de elevador apertada. Na comunicação oral, distinguem-se quatro zonas de abordagem dos interlocutores.

zona íntima- 15-50 cm: apenas as pessoas mais próximas podem penetrar aqui, portanto você não deve se aproximar de um estranho a menos de meio metro; caso contrário, ele sentirá hostilidade em relação a você e a comunicação entre vocês será inicialmente interrompida. EM língua Inglesa área íntimaé chamado de bolha - "bolha", que reflete com precisão a essência do espaço pessoal fechado de uma pessoa: ela parece estar se escondendo do mundo inteiro em sua bolha.

zona privada- 0,5-1,2 m. Esta é a distância que uma pessoa mantém ao se comunicar em um ambiente amigável - em recepções, noites, etc. Uma pessoa pode perceber uma tentativa de reduzir essa distância como falta de educação e uma tentativa de aumentá-la - como falta de vontade de contato, alerta, oficialidade enfatizada. A simpatia aproxima as pessoas no verdadeiro sentido da palavra.

zona social- 1,2-3,6 m. Esta distância é conveniente para se comunicar com novos funcionários, carteiro, etc. - com estranhos.

Não é surpreendente que homem moderno constantemente exposto ao estresse, estar em contato com "estranhos" no transporte público, principalmente na hora do rush, na fila, no elevador, etc. As pessoas desenvolveram meios de autodefesa neste ambiente: silêncio, falta de contato visual e, conseqüentemente, o hábito de ler no metrô, cochilar etc., expressão facial impassível, imobilidade. Pertencer à multidão sempre inconscientemente causa agressão na pessoa, uma tendência a ações destrutivas.

área publica- mais de 3,6 m Este é o espaço mais conveniente para falar em público.

Sobre a colocação dos parceiros no espaço durante as negociações comerciais, especialistas afirmam que uma comunicação eficaz exige que os olhares dos interlocutores se encontrem cerca de um terço do tempo do contato.

Os parceiros de negócios estão sentados da seguinte forma:

• os parceiros dividem o canto da mesa(90 °) - esta posição é adequada para uma conversa casual amigável e para uma conversa de negócios como líder-subordinado. Promove o contacto visual constante e permite-lhe gesticular sem incomodar o seu parceiro, sendo também adequado para a observação mútua. Cada interlocutor vê a face do outro. Ao mesmo tempo, o canto da mesa funciona como uma barreira parcial: em caso de confronto, pode-se recuar, em situação de entendimento mútuo, pode-se aproximar; não há divisão territorial da mesa;
• parceiros sentam-se lado a lado- Esta posição é adequada para interação comercial direta. Quando um problema é resolvido em conjunto, os interlocutores precisam sentar-se lado a lado para entender melhor as intenções uns dos outros, ver os materiais em análise, discutir e desenvolver soluções comuns. No entanto, fazer contato visual em uma posição tão "democrática" é difícil, e essa é sua desvantagem;
• parceiros frente a frente- tal posição cria uma atmosfera de rivalidade, quando cada negociador adota uma linha dura, defende sua posição, tenta superar um parceiro de negócios. Quando os parceiros se sentam frente a frente, seus olhos se encontram involuntariamente com mais frequência, o que causa uma sensação de desconforto. A mesa entre eles se torna uma espécie de barreira. Com tal posição à mesa, é extremamente difícil chegar a um acordo, até mesmo um compromisso é difícil e o conflito é bem possível. No entanto, é assim que eles se sentam à mesa de negociações: isso significa uma posição igualitária e pode contribuir para uma comunicação construtiva. A mesma posição pode indicar subordinação. Nesse caso, a conversa será curta e específica;
• diagonalmente sobre a mesa- uma posição independente, característica de pessoas que não querem interagir. Indica falta de interesse ou desejo de passar despercebido, por exemplo, em uma reunião de negócios, seminário, etc.

A forma da mesa também é importante. A mesa quadrada contribui para o desenvolvimento de relações de competição e rivalidade entre negociadores de igual posição. Em uma mesa retangular para parceiros do mesmo status social, o local principal é considerado o local onde uma pessoa está sentada de frente para a porta. A mesa redonda criará uma atmosfera de informalidade e facilidade.

Tipologia dos participantes da reunião

Mark McCormack desenvolveu uma tipologia de participantes de reuniões e a delineou no livro "Segredos de negócios para todos":

« falando francamente- sempre expresse honestamente sua opinião, não trapaceie, eles não têm segundas intenções. Estes são participantes valiosos em qualquer reunião, mas podem não só pôr fim às disputas, mas também dar origem a novas;

« mártires” - desarme a situação, pois eles rapidamente assumem a responsabilidade quando algo dá errado. No entanto, isso acontece muito rapidamente, talvez antes que os participantes da reunião descubram quem e o que está na origem do ocorrido;

« rostos de pedra» - guarde seus pensamentos para si mesmos, e os outros participantes da reunião devem adivinhar que jogo eles estão jogando e de que lado;

« líderes”- aprendeu as palavras:“ Você está certo. Eu nunca pensei sobre isso"; eles são bons participantes de reuniões;

« caixas de som”- a penetração na essência do problema é substituída por emoções e retórica. Parece que eles estão tentando convencer a si mesmos antes de tudo, e não a você. É melhor e mais seguro para os negócios ignorá-los;

« advogados do diabo”- absolutamente todo mundo contesta. É verdade que muitas vezes descobrem a verdade, mas demoram muito. Não mais do que um deles deve ser convidado para a reunião;

« destruidores“- com cada palavra podem destruir a ideia de alguém, o projeto de alguém ou o orgulho de alguém;

« os amantes relaxam”- sentam-se confortavelmente numa cadeira, sintonizam-se para um longo e agradável descanso e não têm pressa em resolver os assuntos da ordem do dia. É aconselhável reunir-se com esses parceiros no corredor ou em uma sala onde não haja cadeiras;

"estadistas" - promovem-se ou fazem a reunião avançar por meio do manejo habilidoso das pessoas. Em teoria, esse participante deveria ser o líder da reunião.

As reuniões de negócios (conferências) são uma das formas mais importantes da atividade gerencial. Durante a reunião, são trocadas informações entre os subordinados e o líder, são tomadas decisões gerenciais.

Como mostra a experiência, as reuniões de negócios nem sempre trazem o efeito desejado devido ao fato de muitos gerentes não imaginarem claramente a tecnologia de sua organização e conduta. Em vários casos, as reuniões de negócios são convocadas com muita frequência e mal preparadas; muitas pessoas estão envolvidas em sua implementação e certamente os “primeiros” líderes; a duração excessiva das reuniões reduz sua eficácia; por fim, as decisões que são tomadas em reuniões de negócios muitas vezes são mal formalizadas e mal controladas no processo de implementação, o que reduz significativamente sua eficácia, o que torna necessário um reencontro sobre os mesmos assuntos.

reunião de negócios- uma forma de envolver a mente coletiva no desenvolvimento de soluções ideais para as questões mais prementes e complexas que surgem na empresa.

O processo de gestão a este respeito é reduzido a três etapas principais:

Recolha e tratamento de informação;

Coordenação das atividades de todos os departamentos da empresa e de todos os colaboradores;

Tomando uma decisão.

Além de seu objetivo direto, cada reunião organizada racionalmente também resolve um importante problema educacional. Na reunião, os funcionários aprendem a trabalhar em equipe, a adotar uma abordagem abrangente para resolver problemas comuns, chegar a compromissos, adquirir uma cultura de comunicação etc. Para alguns funcionários, estar em uma reunião de negócios é a única oportunidade de ver e ouvir os níveis superiores da gestão. Além disso, em uma reunião de negócios, o gerente tem a oportunidade de mostrar seu talento gerencial.

Assim, as atividades gerenciais do gerente são complementadas por reuniões coletivas (reuniões) nas quais questões e problemas comerciais cotidianos são resolvidos.

Nesse sentido, podemos formular as principais tarefas que podem ser resolvidas com a ajuda de reuniões de negócios:

Desenvolvimento e fortalecimento da política da empresa e sua implementação;

Integração das atividades de todos os departamentos e serviços, tendo em conta os objetivos globais da empresa;

Identificação e cálculo de resultados coletivos;

Resolução coletiva de problemas, tendo em conta o efeito de aprendizagem.

Para atingir os objetivos, é necessário preparar adequadamente a reunião e conduzi-la. Existem vários elementos obrigatórios sem os quais os objetivos da reunião não serão alcançados (Fig. 1).

Preparação da reunião começa com a determinação da viabilidade de sua implementação. Ao decidir sobre a necessidade de uma reunião, o gerente deve pensar nas tarefas que precisam ser resolvidas nela (uma forma de trabalho como uma reunião é mais produtiva do que outras). Uma reunião deve ser realizada quando houver necessidade de trocar informações, identificar opiniões e alternativas, analisar situações complexas (fora do padrão) e tomar decisões sobre questões complexas.

Arroz. 1. Tecnologia para organizar e realizar reuniões de negócios

Além disso, na mesma etapa, o gestor deve analisar todas as alternativas a esta forma: a decisão da alta direção; a possibilidade de resolver o problema por telefone; chamada de conferência; a capacidade de combinar com outras reuniões (agendadas). E se depois disso o gerente estiver convencido da utilidade da reunião, ela pode ser realizada. Caso contrário, deve ser abandonado.

Após a decisão sobre a necessidade de uma reunião, a agenda e a composição dos participantes são determinadas.

Ao preparar a ordem do dia, é necessário determinar:

As condições que o resultado final da reunião deve atender. Eles definem os objetivos da reunião. É necessário, por exemplo, deixar claro para si mesmo que nem toda reunião pode trazer soluções prontas;

Quem e que trabalho preparatório deve ser realizado. Às vezes é aconselhável criar um grupo de trabalho que prepare a agenda, conduza breves reuniões em departamentos, reuniões de duas pessoas, etc.

Os principais erros cometidos na hora de definir a pauta:

1. Não há tema principal da reunião e, havendo vários temas, não é possível assegurar a sua distinção precisa e discussão analítica adequada.

2. Não foi previamente explicada aos participantes a essência do problema em discussão.

3. A ordem do dia inclui questões de diferentes volumes e conteúdos variados, pelo que a reunião se transforma numa discussão, e muitas vezes numa disputa entre os seus participantes individuais ou grupos, aumenta o número de participantes colocados na posição de ouvintes passivos.

4. Não cumpre a agenda, desvia-se dela e considera tópicos secundários espontâneos ou qualquer eterno problema(problemas de abastecimento, etc.).

Ao decidir sobre a composição dos participantes, é necessário abordar a formação da lista com muito cuidado, tanto em termos de composição quantitativa quanto qualitativa. Não é necessário, por exemplo, convidar chefes de departamento para todas as reuniões. É necessário envolver na reunião os funcionários mais competentes no problema em discussão e, como mostra a prática, nem sempre são os chefes de departamento.

Em relação ao número de participantes nas reuniões, não se deve convidar tantas pessoas quanto as cadeiras da sala (convite para participação em massa). A melhor opção é a coincidência do número de participantes da reunião com o número de participantes ativos na discussão do assunto. O principal critério para a seleção dos participantes é a competência justamente nos temas da pauta.

Determinada a composição dos participantes, é necessário designar dia e horário para sua realização. Como regra, um dia específico por semana é reservado para a reunião. Isso permite que seus participantes planejem adequadamente seu tempo de trabalho e se preparem adequadamente para ele. O melhor dia para uma reunião é quarta ou quinta-feira, pois a curva de saúde semanal tem uma queda perceptível na segunda e na sexta-feira.

As reuniões são melhor realizadas à tarde. Pela teoria dos biorritmos, sabe-se que uma pessoa tem dois picos de aumento de eficiência durante a jornada de trabalho: o primeiro - de 1 a 12 horas e o segundo - entre 16 e 18 horas. a reunião para o segundo pico. Isso servirá como um incentivo adicional para os participantes da reunião, incentivando-os a trabalhar com rapidez e eficiência para não ficarem acordados até tarde. Uma vez que qualquer reunião perturba o ritmo normal da atividade laboral, não é aconselhável realizá-la na primeira metade do dia de trabalho (o primeiro pico).

Os principais erros cometidos durante a reunião:

Sua duração não é regulada;

A duração estabelecida não é respeitada;

As reuniões são muito longas;

Nenhuma pausa é feita;

Não há limite de tempo para relatórios e discursos;

Os participantes não sabem como expressar seus pensamentos de forma concisa e clara.

Via de regra, parte significativa (mais de 70%) das reuniões de negócios é realizada no gabinete do chefe da organização. No entanto, é melhor convocar reuniões em salas especialmente equipadas para esse fim.

Os principais erros cometidos ao determinar o local da reunião:

Muitas reuniões são realizadas no escritório do chefe;

Durante o encontro, conversas telefônicas e até receber visitas;

A sala de reuniões está mal equipada e mal iluminada.

Preparando os participantes da reunião- a última etapa do procedimento das reuniões de negócios. A essência de todo trabalho nessa direção é familiarizar todos os participantes com antecedência com a agenda e os materiais necessários. Todos devem conhecer previamente os temas e objetivos da reunião, o que futuramente contribuirá para o bom andamento da reunião, uma vez que seus participantes estarão devidamente preparados para tal.

Fazendo uma reunião. Duração ideal da atividade mental conjunta um grande número pessoas é de apenas 40-45 minutos. Após 50-60 min. os participantes da reunião estão enfraquecidos pela atenção: há barulho, movimentos desnecessários, conversas abstratas. Se você continuar a reunião sem interrupção, a maioria das pessoas ficará cansada. Após um intervalo de 30 a 40 minutos, os presentes se sentem melhor, se recuperam condição normal e a discussão dos problemas pode ser continuada.

Após 90 min. trabalho, atenção e interesse pelos problemas discutidos desaparecem. Os especialistas chamam esse estágio da reunião de período de atividade negativa (Fig. 11.4). Nesse momento, a pessoa fica incontrolável, trata tudo de forma nervosa e incrédula. As decisões tomadas em tal momento são geralmente caracterizadas pelo extremismo.

Se a reunião durar 2 horas sem interrupção, mais de 90% de seus participantes concordam com qualquer decisão, desde que esta reunião termine rapidamente. Assim, a duração ideal da reunião não deve ser superior a 1 hora. Se as circunstâncias do caso exigirem mais trabalho, depois de 40 minutos. as reuniões devem ser anunciadas com intervalo de 10 a 15 minutos.

Todo mundo sabe o que é regulamentos mas nem todo mundo segue. Se as regras não forem estabelecidas antes do início da reunião, isso já cria as pré-condições para uma atmosfera não comercial na própria reunião. Um papel especial na observância dos regulamentos é dado ao presidente da assembleia. No entanto, cada participante da reunião, independentemente de sua posição, deve respeitar o regulamento.

Protocolo da reunião- Este é o principal documento oficial, com base no qual a administração tem o direito de exigir que os funcionários executem as tarefas que lhes são atribuídas.

O secretário da reunião registra em ata, em nome da reunião, o mais pontos importantes:

Alcançar o objetivo da reunião;

Solução;

Executores de tarefas e prazos.

O modelo de registro é mostrado na fig.

Arroz. Modelo de ata de reunião

Resumindo e tomando uma decisão. A etapa final da organização de reuniões é tomar uma decisão e colocá-la em prática. Deve-se ter em mente que a decisão na reunião é tomada por todos juntos e cada um separadamente. O quanto o participante da reunião conseguiu incluir suas ideias e considerações na decisão geral depende de sua eficácia.

Em essência, nesta fase é necessário explicar por quem e em que prazo um determinado trabalho deve ser realizado e de que forma os resultados da reunião serão resumidos (distribuição do protocolo ou parte dele, extrato do protocolo). Também é tomada uma decisão sobre a amplitude da informação (toda a equipe ou parte dela).

As soluções são geradas de duas maneiras:

Uma comissão especialmente eleita para a preparação da decisão elabora seu projeto com antecedência. O projeto está sendo lido. Os participantes da reunião fazem seus próprios ajustes e os adotam com base nos resultados da votação;

O presidente da reunião resume a discussão e formula uma decisão.

Depois disso, é determinada a pessoa ou grupo de pessoas que realizam sua execução e controle sobre a implementação da decisão.

Em toda organização, de tempos em tempos surge a necessidade de organizar e realizar reuniões sobre os trabalhos da empresa. Sobre quais tipos de reuniões existem, bem como como abordar adequadamente sua organização, leia este artigo.

Neste artigo, veremos:

• que tipos de reuniões existem;
• como organizar uma reunião de negócios;
• ordem, plano e organização das reuniões do chefe;
• organizar uma chamada de conferência;
• organização de reuniões de negócios.

Tipos de reuniões em uma organização

Existir tipos diferentes reuniões que diferem não só no tema, mas também na forma como são organizadas, bem como na composição das pessoas que nelas participam. Podemos dizer que uma reunião é uma reunião dedicada à discussão de um assunto. Nas organizações, via de regra, os tipos de reuniões mais comuns são de negócios, teleconferências, reuniões operacionais e gerenciais. Cada um deles tem suas próprias características organizacionais, que consideraremos com mais detalhes.

Além disso, as reuniões podem diferir não apenas em seus tipos, mas também na frequência de sua realização. Portanto, existem reuniões agendadas e não agendadas. Além disso, as reuniões podem ser classificadas de acordo com os seguintes critérios:

• ditatorial - característica de um tipo de gestão autoritária, quando apenas o líder conduz a reunião e tem o direito real de voto, os demais participantes têm apenas a oportunidade de fazer perguntas, mas não de expressar sua opinião;
• autocrático - com base nas perguntas do líder aos participantes e suas respostas a eles, via de regra, não há discussões, apenas o diálogo é possível;
• segregativo - o relato é discutido apenas pelos participantes escolhidos pela chefia, os demais ouvem e levam em consideração as informações apresentadas;
• discutível - livre troca de opiniões e desenvolvimento de uma solução comum; o direito de tomar uma decisão na redação final permanece com a cabeça;
• livre - não adota uma agenda clara, às vezes não há presidente, às vezes termina com uma decisão, mas basicamente se resume a uma troca de pontos de vista.

Organização de uma reunião de negócios

A organização de uma reunião de negócios é uma das formas mais importantes da atividade gerencial. Durante essa reunião, informações são trocadas entre os funcionários e o chefe da organização, importantes decisões de gerenciamento são tomadas. Via de regra, as reuniões de negócios nem sempre surtem o efeito desejado pelo fato de os gestores não terem uma ideia clara sobre sua organização e conduta.

Os principais erros na organização de tais reuniões podem ser o excesso de regularidade em sua realização, um grande número de participantes, bem como uma longa duração, o que também reduz o desempenho geral. Via de regra, tais erros levam à ausência de resultados visíveis do evento, o que obriga o gestor a organizar uma nova reunião, que também não surtirá o efeito desejado. Para evitar esses problemas, recomendamos que você faça um plano claro de quais reuniões serão convocadas na organização.

O processo de organização de uma reunião de negócios deve ser reduzido a três componentes:

• coleta e processamento de informações;
• coordenação das atividades de todas as divisões estruturais da organização;
• tomando uma decisão.

A preparação prioritária da reunião deve basear-se na conveniência da sua organização. Simplificando, o líder deve entender claramente sobre quais assuntos a reunião coletiva será realizada e qual resultado ele deseja alcançar. Recomendamos que você recorra a tais eventos apenas quando realmente precisar discutir um assunto problemático com funcionários de diferentes unidades estruturais, caso contrário, recomendamos que você considere formas alternativas (possibilidade de resolver o problema por telefone, teleconferência, etc.) .

Após a decisão sobre a necessidade de organizar uma reunião, é necessário determinar a composição dos presentes e tema principal. Em alguns casos, você pode recorrer à criação grupo de trabalho funcionários responsáveis ​​por este trabalho. Aconselhamos também a pensar com antecedência qual o resultado que espera deste evento. Este será o objetivo do evento. Sem a sua definição, é quase impossível obter resultados visíveis.

Organização de reuniões de chefia

A organização das reuniões do chefe inclui essas etapas, cujas consequências serão por muito tempo de alguma forma se manifesta na organização. Vamos conhecer as principais etapas e estudar detalhadamente o procedimento de organização das reuniões para evitar erros na sua preparação.

Em primeiro lugar, as regras de organização de reuniões exigem que sejam determinados os objetivos da maior parte do evento. Na ausência deles, o andamento da reunião começa a se desviar do desejado, e a fala verbal do líder é insuficiente para manter a reunião nos trilhos.

A escolha dos objetivos requer a escolha do local de encontro no esquema de gestão, que por sua vez se confunde com o sistema de planejamento e controle.

É necessário determinar a frequência de organização desses eventos. É melhor fazer um cronograma preliminar com um ano (mês, trimestre) de antecedência para que os funcionários tenham a oportunidade de se preparar com antecedência.

A próxima questão é a escolha dos participantes. Não suponha erroneamente que quanto mais pessoas comparecerem à reunião, mais eficaz ela será. É melhor limitar-se aos funcionários mais necessários, caso contrário, o evento ameaça se transformar em uma verdadeira farsa.

Parece que uma das questões mais fáceis é a necessidade de escolher formatos para documentos como pauta e ata de reunião. No entanto, muitas vezes surgem e se prolongam os tormentos criativos do chefe e da secretária em adicionar (excluir, renomear) linhas e colunas nesses documentos e se prolongar, o que às vezes é feito na frente dos participantes das reuniões. Portanto, aqui é necessário se preparar com antecedência. Recomendamos que você crie e aprove com antecedência um único formulário de documento de relatório e planejamento, que conterá informações sobre a agenda e as atas.

Organizando uma chamada de conferência

Teleconferências ativadas este momento tornaram-se bastante difundidos devido à sua acessibilidade e organização simples. Portanto, para sua implementação, apenas a presença de comunicação entre todos os participantes da reunião e Tempo livre. A comunicação unidirecional é permitida para a maioria dos funcionários no caso em que a reunião visa aceitar tarefas da administração.

Uma chamada em conferência pode ser organizada não apenas com a ajuda de um seletor, mas também por telefone ou programas de computador. Ao organizar esse tipo de reunião, é necessário ficar atento ao horário de sua realização. Como tais eventos atrapalham significativamente o ritmo de trabalho, recomendamos que sejam realizados na segunda metade do dia de trabalho. Também é necessário escolher o momento certo para não distrair nenhum dos participantes de trabalho direto. Uma excelente opção seria definir claramente a data e a hora dessas reuniões (por exemplo, a última quinta-feira do mês).

Deve-se levar em conta que chamadas de conferencia não podem ter uma longa duração, pelo que a sua implementação é aconselhável quando é necessário informar prontamente todos os participantes sobre as tarefas que lhes estão disponíveis e os prazos para a sua resolução.

Organização de reuniões operacionais

A reunião é realizada geralmente em um determinado dia da semana ou diariamente no início do expediente, na sala do gerente. As funções do secretário incluem:

• notificação dos participantes;
• controle sobre o comparecimento pontual dos participantes da reunião;
• esclarecimento e relato ao gestor sobre os motivos da ausência dos funcionários que não compareceram;
• chame os trabalhadores a pedido do chefe.

Durante a reunião, o secretário recebe todos os telefonemas e participantes. É importante criar um ambiente de normal andamento, evitando a sua perturbação.

Deve ser lembrado que o máximo de tais eventos devem ser transcritos ou registrados de alguma outra forma. A melhor opção é logar.

Caso o secretário não seja um dos participantes, deverá estar na área de recepção, exercendo suas funções habituais. A presença de um secretário é permitida apenas no início, no final e nos intervalos, a fim de auxiliar os participantes.

Se o secretário for um dos participantes do evento, suas funções incluem distribuir materiais, informar o gerente sobre os retardatários, sobre o intervalo e sobre quem deseja falar. Ao final do evento, a secretaria deverá realizar a limpeza do local e elaborar relatórios (se necessário). Com isso, a organização da reunião operacional e sua realização podem ser consideradas concluídas.

Arquivos anexados

• Protocolo reunião geral empregados sobre a eleição de representantes do coletivo de trabalho (formulário).doc
• Ata da reunião da comissão de habilitação (formulário).doc
• Descrição do trabalho secretário adjunto (formulário).doc

Disponível apenas para assinantes

• Ata da assembleia geral de trabalhadores sobre a eleição de representantes do coletivo de trabalho (amostra).doc
• Ata da reunião da comissão de habilitação (amostra).doc
• Descrição do trabalho do secretário adjunto (amostra).doc

trabalho do curso

Organização de reuniões e negociações comerciais

Introdução

1.

1.2 Realização de reuniões de negócios

1.3 A negociação como forma de resolução de conflitos

2. Prática de Negociação

2.1 Etapas da negociação

2.2 Táticas

Conclusão

Bibliografia

Introdução

Relevância trabalho de conclusão de curso. Reunião de negócios e negociações são as principais formas de aceitação colegiada decisões de gestão. A primeira é uma forma de discussão de importantes produções e questões organizacionais entre os funcionários da empresa ou sua direção, ou seja, no ambiente interno.

A organização adequada de reuniões de negócios envolve, acima de tudo, seu planejamento cuidadoso. Os pontos mais importantes na preparação:

Agenda. É necessário identificar várias questões ou problemas principais e secundários que serão discutidos. Sua solução bem-sucedida será o objetivo da reunião.

Prazo. A melhor opção é cerca de uma hora, mais ou menos 20 minutos. Essa duração não cansará os participantes e proporcionará uma oportunidade para discutir todas as questões levantadas.

O objetivo principal. Maioria parte efetiva reuniões são o seu meio. É nesse momento que a discussão do problema ou questão mais importante deve ser levantada, pois a atividade mental dos funcionários nesse momento atingirá seu auge.

Notificação do participante. Todos os que participarem na reunião deverão ser previamente comunicados, indicando o local e a hora exactos da reunião, bem como o leque de assuntos a tratar. Funcionários ou acompanhantes poderão preparar e planejar sua jornada de trabalho pensando nessa atividade.

Localização. Deve ser escolhido tendo em conta o número de pessoas, a comodidade de colocação e a disponibilidade de elementos auxiliares (por exemplo, projetor com ecrã, quadro branco ou computador).

As negociações comerciais ocorrem entre representantes diferentes organizações, em seu processo são discutidas formas de fechar negócios ou opções de cooperação, ou seja, isso já é ambiente externo. Pare eles bem-sucedido preciso:

Defina uma meta, ou seja, o resultado que deve ser obtido durante as negociações.

Pense nas objeções que o parceiro pode levantar ou no que ele pode exigir em troca.

Prepare com antecedência argumentos e argumentos em defesa de sua posição.

Ensaie mentalmente o andamento das negociações, respondendo ao parceiro com o máximo de detalhes possível e tentando antecipar suas perguntas.

Considere o horário, local, duração das negociações e acomodação dos participantes. Existem áreas do espaço pessoal que não podem ser violadas e posições que são desconfortáveis ​​para o contato visual. Esses pontos também precisam ser levados em consideração para que todos os presentes fiquem à vontade.

A chave para uma cooperação bem-sucedida no futuro é a transação mutuamente benéfica para ambas as partes. Portanto, ao se preparar, você precisa levar em consideração não apenas seus interesses, mas também a posição do seu parceiro. Planejamento e organização cuidadosos são a chave para negociações e reuniões comerciais bem-sucedidas.

O objetivo do trabalho do curso é estudar a organização de reuniões e negociações comerciais.

Para atingir esse objetivo, é necessário resolver as seguintes tarefas:

• Estudar a preparação e realização de reuniões de negócios;
• Revise as práticas de negociação.

1. Preparação e realização de reuniões de negócios

1.1 Preparando reuniões de negócios

Uma reunião de negócios eficaz requer uma preparação séria e cuidadosa.