Diário de familiarização com a amostra do lna. Jornal de regulamentos locais. Folha e revista para familiarizar os funcionários com os regulamentos locais: conceito

O diário de familiarização com os regulamentos locais é um documento interno da organização; não é obrigatório, mas a sua utilização ajudará o empregador a cumprir os requisitos do Código do Trabalho, segundo o qual é necessário dar a conhecer aos trabalhadores os regulamentos internos.

Por que precisamos de um diário de familiarização com os regulamentos locais

normas Arte. 68 Código do Trabalho da Federação Russa a obrigação do empregador de familiarizar os funcionários da empresa com todos os regulamentos locais (LNA) relacionados ao seu atividade laboral. Tal familiarização deve ocorrer obrigatoriamente sob a assinatura do empregado. O descumprimento dessa exigência acarreta responsabilidade administrativa pelo descumprimento das exigências da legislação trabalhista. Ninguém quer pagar multa, então o processo de familiarização tem que ser formalizado de alguma forma. Existem várias maneiras de fazer isso:

elaborar fichas de familiarização separadas e anexá-las a todos os regulamentos, ordens, contratos e outros documentos;
colocar murais diretamente no LNA;
iniciar um diário especial.

Com pedidos de contratação, férias, demissões e outros documentos pessoais personalizados, eles geralmente são apresentados "sob assinatura" - com o recebimento da assinatura de confirmação de uma pessoa no próprio documento. Mas com regulamentos internos que dizem respeito a muitas pessoas ao mesmo tempo, a situação é mais complicada, porque se cada um assinar diretamente por eles, espaço livre não vai ficar muito rápido. Portanto, os empregadores criam folhas adicionais especiais para assinaturas (o que é inconveniente) ou criam uma revista para familiarizar os funcionários com o LNA. Ao mesmo tempo, em Grande companhia com vários departamentos e outras divisões estruturais onde há um movimento constante de pessoal, é possível elaborar esse formulário tipo livro separadamente tanto para cada tipo de documento quanto para departamentos ou filiais. então tudo atos locais estarão em ordem e você não precisará anexar folhas adicionais a eles.

Exemplo de registro de familiarização com os regulamentos locais

Não existe um formulário aprovado para tal revista. Como não é obrigatório ou mesmo recomendado, os legisladores o contornaram com atenção. A introdução de uma organização deste formulário no fluxo de trabalho visa apenas simplificar o cumprimento dos requisitos do Código do Trabalho da Federação Russa e outras leis. Portanto, depende apenas do empregador como ele decide essa questão. Você mesmo terá que desenvolver o formulário necessário. O principal é que contém todos os regulamentos locais que os novos funcionários devem conhecer. O formulário deve ser aprovado pelo chefe da organização por ordem.

Nada complicado no preenchimento de tal documento não deve ser. Por exemplo, pode ser assim:

Além disso, não é necessário dar-lhe um formulário de livro. Também podem ser folhas individuais colocadas em uma pasta de fichário. Sem vistos de aprovação para colocar folha de rosto não é necessário, você só pode colocar a data de início e a data de término dos registros.

A estrutura da revista e seu período de retenção

No exemplo acima, você pode ver que o formulário de log é bastante simples. Como geralmente existem muitos LNAs que devem ser apresentados nas organizações, é necessário alocar várias páginas para cada um deles. Ao mesmo tempo, a estrutura dessas páginas não será diferente e conterá colunas:

dados do funcionário (nome completo);
posição e departamento na organização;
data de avistamento (se necessário - hora);
assinatura pessoal de cada funcionário.

Se desejar, as folhas podem ser numeradas e costuradas, mas isso não é necessário. A pessoa responsável por manter esse registro geralmente é um especialista em recursos humanos ou o próprio gerente, se a organização for pequena.

Separadamente, é necessário observar a ordem e os prazos de armazenamento deste documento. Essa questão também não é regulamentada por lei, portanto a própria organização deve estabelecê-la. Na maioria das vezes, os empregadores querem torná-lo pequeno, por exemplo, 5 anos. Isso é um erro e, na prática, é melhor definir períodos de retenção mais altos. Afinal, muitos atos locais têm prazo de validade permanente ou são armazenados por pelo menos 10 anos. É desejável que esses períodos não sejam diferentes do período de armazenamento de documentos na familiarização com eles. Além disso, os funcionários que estão familiarizados com o LNA há mais de 5 anos podem continuar trabalhando nesta organização e levantar a questão de familiarizá-los com certas normas. Sem este documento, será bastante difícil provar o cumprimento dos requisitos.

Além disso, não se deve esquecer Despacho do Ministério da Cultura da Federação Russa de 25.08.2010 N 558, que afirma explicitamente que todos os regulamentos locais (regulamentos, instruções) sobre os dados pessoais dos funcionários são documentos de um período de armazenamento permanente. Portanto, é aconselhável estabelecer os mesmos requisitos para o registro de familiarização, caso se trate de dados pessoais. Em particular, documentos locais como:

Regulamento sobre as divisões estruturais da organização;
Regulamentos de Pagamento.

Portanto, se os funcionários assinarem e conhecerem pessoalmente esses LNA, o prazo de validade do formulário que confirma esse fato deve ser semelhante.

Os funcionários de empresas e organizações devem necessariamente se familiarizar com todos os atos legais regulamentares emitidos na empresa.

ARQUIVOS

O que são regulamentos

Os atos normativos incluem quaisquer documentos desenvolvidos na empresa e que visam organizar as relações entre o empregador e o subordinado, a formação do fluxo de trabalho, a criação de relações internas e externas, etc.

Em particular, os regulamentos são:

ordens e diretivas da administração;
regras de proteção do trabalho e segurança no trabalho;
outros documentos semelhantes.

Deve-se notar que os regulamentos podem ser temporários ou permanentes, mas sempre operam estritamente apenas na empresa em que são emitidos e vão por conta do diretor ou administração da empresa.

Todos os regulamentos internos devem ser desenvolvidos estritamente de acordo com a lei Federação Russa e levar em consideração os interesses do empregador e de seus subordinados.

Por que informar os funcionários sobre os regulamentos locais

Cada funcionário da empresa é obrigado a ler todos os regulamentos internos em vigor na organização.

Isso é necessário para que o empregado conheça claramente as regras de trabalho na empresa, condições de trabalho, direitos, deveres e poderes dele e do empregador.

Se você tiver alguma dúvida ou suspeitar de uma violação direitos trabalhistas, o funcionário tem o direito de consultar o consultor jurídico da organização ou um advogado terceirizado.

O que é uma folha de familiarização com os regulamentos locais

As informações de que um funcionário da empresa leu um determinado ato regulatório são inseridas em folha de informações especiais.

Este documento é muito importante, pois, caso eventuais desacordos e conflitos cheguem à inspecção do trabalho ou ao tribunal, pode constituir prova do acerto, quer por parte do empregador, quer por parte do subordinado (dependendo da forma como se processem).

É por isso que as assinaturas na folha de familiarização devem ser recolhidas com cuidado e escrúpulo. É inaceitável deixar passar qualquer funcionário da empresa e, mais ainda, falsificar seus autógrafos. Caso algum dos colaboradores por algum motivo não tenha assinado a ficha de familiarização com o ato normativo (por exemplo, por motivo de doença, férias ou viagem de negócios), deverá aguardar o seu retorno e fazer a assinatura.

Em que fase ocorre a introdução?

Geralmente conhecido com em geral os atos legais regulatórios locais ocorrem no estágio de contratação de um funcionário. Mas, às vezes, os documentos são desenvolvidos durante a atividade atual da empresa e, em seguida, a familiarização ocorre após a aprovação do ato pela administração da empresa.

O que acontece se você não assinar o documento

Cada funcionário tem o direito de assinar este ou aquele ato normativo ou recusá-lo.

O empregador não pode obrigar o subordinado a familiarizar-se com o documento, nem pode aplicar qualquer sanção disciplinar pela sua recusa.

A única coisa que um funcionário deve levar em consideração se não quiser ler um ato normativo e assinar uma folha de familiarização com ele é que em algum momento pode surgir uma situação em que as informações contidas no documento podem ser muito úteis.

Quem lavra o acto de familiarização com o acto normativo

Os regulamentos geralmente são desenvolvidos por especialistas de departamentos jurídicos ou oficiais de pessoal, mas a familiarização com eles pode recair sobre os ombros de qualquer funcionário da organização. Normalmente, o responsável por isso é nomeado por despacho especial do diretor da empresa, que, entre outras coisas, aprova o ato em si.

Como gerar um documento

Os formulários unificados de pessoal primário e documentos contábeis foram cancelados desde 2013 (com algumas exceções); portanto, uma folha de familiarização com os regulamentos locais pode ser elaborada pelos funcionários da organização em forma arbitrária ou modelo interno.

A única coisa que deve ser observada ao formar o formulário certa estrutura e regras da língua russa.

EM " boné» folha deve ser designada:

nome da empresa;
Título do documento;
número, data e essência do ato normativo, cuja leitura o empregado assina.

o número de série do funcionário;
sobrenome-nome-patronímico do empregado;
cargo;
data de conhecimento do ato;
assinatura.

Se necessário, outras colunas podem ser adicionadas aqui (por exemplo, sobre a unidade estrutural em que o funcionário trabalha ou algumas anotações).

Se houver muitos funcionários afetados pelo ato normativo, várias folhas podem ser necessárias para sua assinatura. Todos eles precisam ser presos (você pode usar um grampeador, mas é melhor com um fio áspero) e numerados.

Como elaborar um documento

A ficha de familiarização pode ser escrita em folha simples de formato A4 ou em papel timbrado da empresa - não tem função, assim mesmo, será elaborada à mão ou no computador.

É importante que o documento contenha as assinaturas originais dos funcionários da empresa a quem diz respeito.

Não é necessário certificar o formulário com o selo da organização, pois a partir de 2016 entidades legais têm o direito de não usar produtos de selo para certificar seus papéis (salvo disposição em contrário na documentação de fundação da empresa).

Após a criação da planilha, é necessário aprová-la no cadastro de documentos internos.

Armazenamento de formulário

A ficha de conhecimento do ato normativo deve ser mantida no departamento de pessoal da empresa em pasta separada junto com o documento a que se refere. O período de seu armazenamento não é limitado por lei, mas pelo menos durante todo o período de validade do ato deve estar intacto e ileso.

A documentação é um elemento importante no trabalho de qualquer organização. Cada processo e cada decisão é registrado na forma de um documento correspondente. O funcionário os enfrenta antes mesmo de assinar contrato de emprego, já que na fase de entrevista ele tem a oportunidade de se familiarizar com os regulamentos locais da instituição em que pretende trabalhar. Depois de estudar, o futuro funcionário assina o diário de familiarização do LNA.

Com este artigo você aprenderá:

Por que esta revista é necessária?
aparência jornal de familiarização com os regulamentos locais;
preenchimento do diário de familiarização com o LNA.

Por que esta revista é necessária?

Este registo é necessário para que o empregador ou o inspector da inspecção do trabalho possa a qualquer momento certificar-se de que cada trabalhador se familiarizou com o número de documentos necessários de acordo com o seu cargo e/ou trabalho realizado. Em caso de infração e/ou acidente por culpa do empregado, o empregador pode fornecer à comissão que investiga o caso um diário de familiarização com os regulamentos locais, que indicará que o empregado foi informado pela documentação relevante sobre o regras para realizar trabalho, rotina e outras coisas obrigatórias.

O mínimo necessário para ser exibido no log inclui:

pessoal da instituição (artigo 57.º Normas do trabalho Federação Russa);
regulamentos internos do trabalho (Art. 56, Art. 189 e Art. 190 do Código do Trabalho da Federação Russa);
documentos que estabelecem o procedimento de processamento de dados pessoais (cláusula 8, artigo 86 do Código do Trabalho da Federação Russa);
pedidos de aplicação ação disciplinar(Artigo 193 do Código do Trabalho da Federação Russa);
horário de turnos (artigo 103 do Código do Trabalho da Federação Russa);
disposições sobre proteção trabalhista (artigo 212 do Código do Trabalho da Federação Russa);
regulamentação sobre salários (artigo 135 do Código do Trabalho da Federação Russa);
regime de férias (art. 123).

Aparência do jornal de familiarização com os regulamentos locais

O bloco interno da revista contém tabelas desenvolvidas e aprovadas para cada tipo de revista individualmente, e informações sobre os responsáveis pelo seu preenchimento. Tais informações incluem:

sobrenome, nome e patronímico do responsável;
período de responsabilidade;
o documento segundo o qual o responsável é nomeado;
a assinatura do responsável.

Preenchimento do diário de familiarização com os regulamentos locais

O diário é preenchido por um funcionário designado como responsável pelo preenchimento do respectivo despacho do chefe. Esta ordem e as informações sobre o responsável também são indicadas no diário. Ao iniciar um novo diário, a página de título indica a data em que os registros foram iniciados.

Uma organização pode ter uma revista com uma tabela aprovada por um documento legislativo, ou pode desenvolvê-la de forma independente. Os elementos obrigatórios da tabela são:

número de série;
sobrenome, nome e patronímico do funcionário;
sua posição;
Nome unidade estrutural em que o empregado trabalha;
o nome do ato normativo local, que é apresentado ao funcionário;
a assinatura do funcionário, indicando familiarização;
data de assinatura.

O diário é preenchido à medida que os documentos são aprovados e os funcionários se familiarizam com eles. Se um funcionário trabalha remotamente, ele pode se familiarizar com o LNA diretamente relacionado ao seu trabalho, trocando documentos eletrônicos com ele com uma assinatura digital eletrônica (parte 5 do artigo 312.1, parte 5 do artigo 312.2 do Código do Trabalho da Federação Russa, artigo 6 lei federal datado de 6 de abril de 2011 nº 63-FZ “On Assinatura Eletrônica"). O empregador é obrigado a controlar o estudo pelos funcionários (sob assinatura) dos regulamentos locais adotados, portanto, de acordo com a parte 2 do artigo 22 do Código do Trabalho da Federação Russa, em caso de descumprimento dessa obrigação, o empregador será responsabilizado administrativamente nos termos do artigo 5.27 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa na forma de multa administrativa:

funcionários - no valor de 1.000 a 5.000 rublos;
pessoas jurídicas - de 30.000 a 50.000 rublos e / ou suspensão da organização por um período de até 90 dias.

Arquivos anexados

Diário de familiarização com os regulamentos locais da organização (amostra).doc
Ordem de Aprovação nova edição documento local (amostra).doc

Disponível apenas para assinantes

Diário de familiarização com os regulamentos locais da organização (formulário).doc
Pedido de aprovação de uma nova edição de um documento local (formulário).doc

Diário de familiarização com os regulamentos locais -amostra 2016 será útil para advogados de organizações. O documento é uma documentação contábil interna da organização, elaborada de uma determinada maneira. O leitor aprenderá sobre como a revista é projetada a partir do artigo.

Por que precisamos de um diário de familiarização com os regulamentos locais

Parte 3 Arte. 68 do Código do Trabalho da Federação Russa obriga o empregador a familiarizar o funcionário com todos os regulamentos locais da organização antes de concluir um contrato de trabalho. O registo de familiarização permite otimizar este procedimento e excluir a possibilidade de saltar acidentalmente um documento com o qual, entre outros, o colaborador deve estar familiarizado.

Importante: a violação da obrigação de familiarizar o empregado oportunamente com a documentação local ameaça o empregador com multa, cujo valor, de acordo com a Parte 1 do art. 5.27 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa, varia de 1.000 a 5.000 rublos para funcionários responsáveis pelo gerenciamento de registros pessoais e de 30.000 a 50.000 rublos para a própria organização.

Como emitir uma revista para familiarizar os funcionários com os regulamentos locais

A lei não prevê uma única forma de jornal para familiarização com a documentação local para todas as empresas. Portanto, cada empregador desenvolve de forma independente este documento com base nas regras internas aceitas para gerenciamento de documentos e facilidade de uso. Enquanto isso, a prática de pessoal fornece o conteúdo ideal da revista e o design externo.

O conteúdo tradicional do diário de familiarização com documentos locais consiste nas seguintes colunas:

Não conhece seus direitos?

número em ordem;
dados do funcionário;
a posição do empregado;
o nome do departamento onde o funcionário trabalha;
o nome do ato regulatório local;
data de familiarização;
assinatura do empregado.

Uma revista de design adequado deve ser costurada e cada página deve ser numerada. A página de título deve ser rotulada com as seguintes informações:

o nome do empregador;
nome da revista;
data de início da exploração;
data final do registro.

A segunda página do documento deve conter uma tabela "Empregados responsáveis pela manutenção do log" com colunas com o seguinte conteúdo:

número em ordem;
sobrenome, nome, patronímico do responsável;
função e detalhes do departamento onde o responsável trabalha;
período de responsabilidade;
detalhes do documento interno, que o funcionário é responsável por manter o diário;
assinatura do empregado.

Importante: em organizações com grandes números funcionários, é aconselhável ter um registro de familiarização separado para cada ato local.

Onde baixar o Registro de familiarização com os regulamentos locais

Um exemplo desse diário pode ajudar o empregador a desenvolver seu próprio registro de familiarização com os documentos internos. Uma revista pronta pode ser adquirida em papel em livrarias ou lojas especializadas na venda de vários formatos de documentos e documentos unificados que o empregador deve desenvolver de forma independente. Ao mesmo tempo, a vantagem de uma cópia em papel da revista é que ela pode ser usada não apenas como modelo para o desenvolvimento de sua própria revista individual, mas também como um documento interno completo.

Além disso, uma amostra do registro de familiarização pode ser baixada da Internet - basta digitar a consulta apropriada no recurso de pesquisa e escolher a opção apropriada em vários sites especializados em fornecer documentos de amostra aos usuários. Ao mesmo tempo, é importante avaliar o documento proposto quanto à integridade das informações nele indicadas e o tipo de registro correspondente aos costumes de gerenciamento de registros pessoais.

Um registro de amostra atualizado de familiarização com os documentos internos da organização pode ser baixado em nosso site.

De acordo com o Código do Trabalho da Federação Russa, os empregadores devem familiarizar os funcionários com os regulamentos locais quando são contratados e, posteriormente, quando novos documentos são emitidos.

Folha e revista para familiarizar os funcionários com os regulamentos locais: conceito

De acordo com art. 68 do Código do Trabalho da Federação Russa, a empresa é obrigada a familiarizar os funcionários com os regulamentos locais relacionados à atividade trabalhista, mediante assinatura. Existem duas opções para familiarizar os funcionários com os regulamentos locais:

Imprima as fichas de familiarização e anexe-as às disposições ou ordens pertinentes. Quando houver várias folhas, recomenda-se grampeá-las juntas e numerá-las para excluir o fato de perda.
Mantenha um diário para se familiarizar com a documentação local normativa do pessoal.

Ficha de familiarização - um papel em que o pessoal assina depois de ler esta ou aquela disposição, instrução, etc. É anexado ao ato normativo e mantido junto.

O registro de familiarização contém uma lista de regulamentos, após a leitura de cada um dos quais o funcionário assina e data. A revista é destinada ao conhecimento um grande número pessoas com uma determinada lista de documentos. Normalmente, eles são mantidos para atos normativos como: regulamentação de salários, regulamentação de segredos comerciais, instruções sobre proteção do trabalho, etc.

Um documento com assinaturas de familiarização é necessário para confirmar o fato de que o funcionário leu o ato normativo. Todos os cidadãos empregados devem conhecer as regras de trabalho, as condições salariais, os seus deveres e os requisitos de protecção laboral. Em caso de violação das cláusulas dos decretos regulamentares e ausência de assinatura na familiarização, a organização não poderá responsabilizar o funcionário.

Conteúdo do diário e folha de familiarização

A lei não estabelece formas unificadas de elaboração de folhas e revistas para familiarizar os cidadãos empregados com as documentos normativos. Porém, é recomendável incluir uma certa lista de dados neles:

Nome da companhia;

O nome do documento, a data de início e conclusão de sua conclusão;

Nome completo, cargo;

Nome do ato normativo;

Assinatura e data.

Se necessário, colunas adicionais podem ser adicionadas ao formulário.

Diário de familiarização com os regulamentos locais, preenchimento de amostra:

Folha de familiarização com os regulamentos locais, preenchimento de amostra:

A organização tem o direito de desenvolver formulários de documentos sobre familiarização de forma independente. O principal é que contenham todas as informações necessárias que confirmem que os empregados se familiarizaram com os documentos regulamentares da empresa. Os formulários criados podem ser aprovados por pedidos separados.